1.4.06
Doküman yönetiminin ölçülebilir getirileri nelerdir ?
Doküman yönetimi,"kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir.
Doküman yönetiminin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok kurum basılı kağıdı en yaygın doküman dağıtım aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile de elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler dahilinde sisteme gireceklerdir.
Doküman yönetiminin ölçülebilir getirileri nelerdir ?
Doküman yönetim sistemlerinin kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem kolay hem de zor olmaktadır. Genellikle elektronik olmayan kağıt bazlı dokümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar - bilgiye erişim zorlukları - aynı zamanda iyi sınıflandırılmamış ve doğası gereği tekrar eden şekilde tutulan elektronik dokümanlardaki bilgiye erişimde de yaşanabilmektedir. Doküman yönetim sistemi altında yer almayan bu tür dokümanların yarattığı zorluk kağıt dokümanlara nazaran daha büyük olabilmektedir
Doküman yönetimini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler şu şekilde sıralanmaktadır.
Doküman hazırlama maliyetinin azalması,
Veri tekrarlarının önlenmesi
Dokümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması
Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi
Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış, entegrasyon
İçerik açısından doküman kalitesinde artış
Bahsedilen getirilerin kolayca ölçümlenebilmesi olanaksızdır. Doküman yönetim projelerindeki başarıyı ölçebilmek amacı ile proje öncesi kıyaslama (benchmarking) çalışmasına yönelik veri toplanabilir. Böylelikle proje sonrasını değerlendirmek kolaylaşacaktır.
# posted by ekonomist @ 05:40 
